Was kosten Mitarbeiterfotos? Fotograf und KI im Vergleich

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Fotograf vor Ort kostet für Teams oft rund 1.000 Euro netto am Tag. Bei 10 bis 12 Personen sind das etwa 85 bis 100 Euro je Person, für wenige bearbeitete Bilder.
• Dazu kommen oft Anfahrt, Arbeitszeit der Mitarbeitenden und Nachtermine für neue Kolleginnen und Kollegen.
• KI-Porträts kosten bei Tronio 29,90 € bis 54,90 € netto je Person, für 9 bis 17 Bilder, mit Mengenrabatt.
• Schon bei zehn Personen an einem Ort kosten KI-Porträts weniger als die Hälfte. Mit jedem Standort und jedem Neuzugang wächst der Abstand.

Die Frage klingt einfach. Die Antwort hängt an drei Dingen: wie viele Personen, wie viele Standorte und wie oft neue Leute dazukommen. Hier stehen die üblichen Preise, die Kosten, die oft vergessen werden, und ein Rechenbeispiel.

Was ein Fotograf kostet

Business-Fotografen rechnen für Teams meist einen Tag oder Halbtag pauschal ab. Ein guter Richtwert ist ein Tagessatz von rund 1.000 Euro netto. Vergleichsportale nennen für Fotografen Tagessätze zwischen 500 und 2.000 Euro (Stand 2026). An einem Tag schafft ein Fotograf mit Aufbau, Licht und Bildauswahl etwa 10 bis 12 Personen.

Bekannte Studios und Fotografen in Großstädten verlangen auch deutlich mehr, einzelne Angebote liegen darunter. Fragen Sie nach, was im Tagessatz enthalten ist: Anfahrt, Bearbeitung und Nutzungsrechte sind es nicht immer.

Die Kosten, die oft vergessen werden

• Arbeitszeit: Jede Person verlässt für Termin, Wartezeit und Weg den Arbeitsplatz. Rechnen Sie mit 20 Minuten je Person. Bei 50 Personen sind das gut 16 Stunden.
• Organisation: Termin finden, Raum blocken, einen Plan für alle machen, die an dem Tag fehlen.
• Mehrere Standorte: Entweder reist der Fotograf, oder Ihre Mitarbeitenden reisen. Jeder Standort kostet zusätzlich Zeit und Geld.
• Neue Mitarbeitende: Wer nach dem Shooting anfängt, braucht einen eigenen Termin. Damit das Bild zu den anderen passt, braucht es denselben Fotografen mit demselben Licht.
• Nutzung und weitere Bilder: Manche Fotografen rechnen Nutzungsrechte oder zusätzlich bearbeitete Bilder extra ab.

Was KI-Porträts kosten

KI-Anbieter für Teams verlangen am Markt meist etwa 15 bis 50 Euro je Person, je nach Menge (Stand November 2026). Die Unterschiede liegen weniger im Preis als in der Ähnlichkeit, in der Prüfung der Bilder und im Datenschutz.

Bei Tronio kostet eine Person je nach Paket:

Mengenrabatt: 5 % ab 10 Personen, 10 % ab 25 Personen, 15 % ab 50 Personen. Ohne Abo. Jede Person braucht rund drei Minuten für sechs Handyfotos, und jedes Bild sehen wir uns vor der Auslieferung an.

Rechenbeispiel: 10, 50 und 200 Personen

Zum Vergleich steht nur das Shooting selbst, ohne Anfahrt, Arbeitszeit und Nachtermine. Für Tronio gilt das Paket „Vor Ort“ mit Mengenrabatt.

Alle Beträge netto, für den Fotografen mit 1.000 Euro je Tag und 10 bis 12 Personen am Tag gerechnet. Der Fotograf liefert dafür meist 1 bis 3 Bilder je Person, Tronio 12. Mit mehreren Standorten, Neuzugängen und der Arbeitszeit der Mitarbeitenden wächst der Abstand weiter.

Den genauen Preis für Ihre Personenzahl zeigt der Preisrechner auf der Startseite.

Wann der Fotograf die bessere Wahl ist

• Für Gruppenbilder des ganzen Teams, Reportagen und Bilder bei der Arbeit.
• Wenn ein besonderes Motiv gebraucht wird, etwa für eine Kampagne.
• Wenn Mitarbeitende lieber vor einer Kamera stehen als selbst Fotos zu machen.

Beides lässt sich kombinieren: die Porträts aller per KI, das Gruppenbild beim Fotografen.

Checkliste für den Angebotsvergleich

Was Arbeitgeber beim Datenschutz beachten müssen, steht im Artikel Mitarbeiterfotos und Datenschutz.

Häufige Fragen